Dal primo collaboratore a un team che lavora come lavori tu
Ti aiutiamo a trovare collaboratori e segreteria, a formarli sul tuo modo di lavorare e a scrivere le procedure dello studio. Il metodo è lo stesso che usiamo nei nostri due centri, dove in sei anni siamo passati da una persona a 21 collaboratori.
Persone e processi · per fisioterapisti, osteopati e medici titolari di studio
Portare pazienti nello studio è metà del lavoro: l'altra metà la fanno le persone che li accolgono
Magari l'agenda finalmente si riempie, grazie al passaparola o alle campagne...
Poi scopri che il problema si è solo spostato un po' più in là. Il telefono squilla mentre sei in seduta e nessuno risponde, oppure risponde qualcuno che dice al paziente di richiamare.
Il collaboratore fa la prima visita a modo suo, il paziente non torna e tu non sai nemmeno perché.
Succede in tanti studi. Ed è il motivo per cui molti titolari rispondono al telefono tra una seduta e l'altra e ricontrollano il lavoro di tutti. A quel punto lo studio cresce solo fin dove arrivano le loro ore.
Quando lavoriamo sull'acquisizione dei pazienti lo ripetiamo sempre:
Quello che succede dopo il contatto (la chiamata, la prima visita, la proposta del percorso) è la fase che fa crescere uno studio oppure che lo blocca.
Ed è una fase fatta di persone e di processi.
Un metodo nato assumendo e formando, uno alla volta, i 21 collaboratori dei miei centri
2020
Ho aperto il primo centro a Verona nel febbraio 2020, da solo, con due stanze.
2021
Nel 2021 lavoravano con me due fisioterapisti e due medici.
2022
Nel 2022 sono arrivate la prima segretaria e la seconda sede. Oggi i centri sono due e il team conta 21 collaboratori, tra professionisti sanitari, segreteria e marketing.
Ogni passo di questa crescita ha chiesto le stesse cose che oggi facciamo con gli studi che seguiamo.
Capire quale figura cercare e che proposta farle...
Scegliere tra i candidati...
Formare chi entra, perché lavori con lo stesso metodo di chi c'era già. E scrivere le regole che fanno funzionare lo studio anche quando il titolare è in seduta o in ferie.
Quello che ti proponiamo è ciò che applichiamo ogni giorno nei nostri centri, adattato alle dimensioni e ai numeri del tuo studio. Lo dividiamo in quattro parti, che puoi attivare insieme o una alla volta.
Hiring e selezione: troviamo i candidati adatti e a te restano i colloqui che contano
Di solito cercare un collaboratore vuol dire pubblicare un annuncio generico e aspettare. Poi leggi CV che non c'entrano nulla e fai colloqui con persone che dopo cinque minuti sai già che non vanno bene.
Ecco perché ti aiutiamo a cercare tutte le figure che servono a uno studio sanitario: fisioterapisti, osteopati, medici, laureati in scienze motorie, personal trainer e segretarie.
Come funziona
- 1
Definiamo il profilo con te.
Capiamo quale figura ti serve e con quali caratteristiche, tecniche e umane. Poi definiamo la proposta: mansioni, retribuzione e piano di crescita.
- 2
Prepariamo i materiali e avviamo la ricerca.
Realizziamo due grafiche e due video che presentano il lavoro nel tuo studio. Li diffondiamo con una campagna di hiring su Meta, sulla pagina del tuo centro e nei gruppi locali del settore.
- 3
Filtriamo le candidature,
tramite un questionario costruito sul tuo profilo. Insieme al CV ti permette di portare al colloquio solo chi ha i requisiti.
- 4
Colloqui su due livelli.
Valuti competenze ed esperienza e capisci se la persona è in sintonia con lo studio. Noi ti diamo la procedura esatta per condurlo efficacemente. Poi ci confrontiamo sui candidati migliori.
Formazione della segreteria: chi risponde al telefono decide quanti contatti diventano prime visite
La segreteria è il primo contatto dello studio con il paziente, ma spesso è anche l'area che riceve MENO formazione.
Negli studi che analizziamo ritroviamo spesso gli stessi errori: contatti richiamati dopo giorni, numeri segnalati come spam, orari di richiamata casuali, scarsa capacità commerciale e comunicativa, persone esterne che rispondono senza conoscere lo studio.
Con la formazione della segreteria lavoriamo su questi punti:
- La velocità e la qualità della risposta ai nuovi contatti.
- Gli script di chiamata, pensati per far capire il valore dello studio. Così la telefonata non si riduce a prezzi e orari.
- La conferma della prima visita e il follow-up di chi non ha ancora prenotato.
- Le procedure di ogni giorno e gli strumenti per tenere d'occhio i numeri della segreteria.
Con una segreteria preparata trasformi in prime visite più contatti tra quelli che già ricevi. E lo fai prima ancora di spendere un euro in più in pubblicità.
Formazione dei professionisti: collaboratori che lavorano con il tuo metodo anche quando non sei nella stanza
Quando lo studio cresce, arriva il momento in cui non puoi più essere presente a ogni prima visita.
Da lì in poi la qualità dello studio dipende da quanto i collaboratori sono allineati a te.
Devono valutare come valuti tu e se spiegare al paziente perché un percorso è perfetto per la sua situazione. Ecco perché è importante che sappiano proporlo senza imbarazzo e senza forzature.
Formiamo i tuoi professionisti come formiamo i titolari in consulenza. Quando serve, ci colleghiamo direttamente con loro, come abbiamo fatto con i collaboratori di uno studio di fisioterapia che seguiamo a Latina.
Lavoriamo su questi punti:
- L'allineamento al metodo e alle procedure dello studio, cliniche e organizzative.
- La prima visita e la proposta del percorso, con un approccio di vendita etico e rispettoso del paziente.
- La comunicazione con il paziente, per aumentare i percorsi accettati.
- Il monitoraggio delle performance, con strumenti dedicati alla valutazione dei collaboratori.
- Eventi di formazione in studio su comunicazione, procedure, marketing e vendita.
Processi e procedure: quello che oggi sai solo tu, scritto perché lo sappiano fare tutti
In molti studi le regole esistono, ma vivono solo nella testa del titolare.
Come si accoglie un paziente nuovo, cosa si risponde quando chiede il prezzo, come si gestisce una disdetta, chi fa cosa quando manca qualcuno.
Finché non sono chiare e scritte ogni collaboratore le impara per tentativi. E ogni tua assenza diventa un rischio.
Scrivere i processi dello studio vuol dire definire i ruoli e capire dove si perde tempo. Vuol dire anche dare a ogni persona indicazioni chiare su cosa fare nelle varie situazioni. Le procedure che costruiamo sono snelle e pensate per essere usate ogni giorno dal tuo team.
Da dove partire dipende da com'è fatto il tuo studio oggi
Lavori ancora da solo e pensi al primo collaboratore.
Partiamo dal capire quale figura ti serve davvero e quale proposta puoi permetterti, prima ancora di cercarla.
Hai già due o tre collaboratori, ma lo studio dipende ancora tutto da te.
Di solito si parte dalla segreteria e dall'allineamento dei professionisti.
Hai un centro strutturato e vuoi crescere ancora o aprire una nuova sede.
Lavoriamo su ruoli, procedure e valutazione delle performance, perché il modello regga anche su più sedi.
Il punto di partenza lo decidiamo insieme nella fase di diagnosi del Metodo Dusystem, come per ogni altro servizio.
Se stai già investendo per acquisire pazienti, è qui che quell'investimento comincia a rendere
Negli studi che seguiamo per le campagne capita spesso che il vero collo di bottiglia sia dopo il click.
Portare più contatti a uno studio che non riesce a gestirli vuol dire pagare pazienti che poi si perdono:
Si perdono al telefono, oppure dopo la prima visita.
Per questo trattiamo acquisizione e persone come due parti dello stesso metodo. Noi ti aiutiamo a portare i pazienti, il tuo team impara a trasformarli in percorsi.
Raccontaci com'è fatto il tuo team oggi e ti diciamo da dove partire
Nella consulenza iniziale guardiamo con te chi lavora nello studio e come sono divisi i ruoli. Poi cerchiamo insieme i punti in cui si perdono pazienti o tempo.
Alla fine sai qual è il primo passo da fare, che tu decida di farlo con noi o da solo.
Domande frequenti
Devo avere già dei collaboratori per lavorare con voi?
No. Possiamo partire anche dal primo collaboratore. Ti aiutiamo a capire che figura cercare, che proposta fare e come scegliere la persona giusta.
I colloqui li fate voi o li faccio io?
Il primo colloquio lo fai tu, perché sei tu a sapere chi vuoi nel tuo studio. Noi ti forniamo tutti gli strumenti per condurli correttamente e ci confrontiamo in consulenza sui candidati che sono emersi per aiutarli a decidere.
Lavorate anche con osteopati e medici?
Sì. Lavoriamo con fisioterapisti, osteopati e medici. Per ognuno cerchiamo sia professionisti sanitari sia segretarie. Il metodo è lo stesso: cambiano le figure da inserire e il contesto di ogni professione.
Le procedure le scrivete voi?
Dipende dalla modalità che scegli. In affiancamento ti diamo le indicazioni e le scrivete voi. Nella modalità fatta per te raccogliamo le informazioni in alcune call e scriviamo noi la documentazione. Se non sai quale fa per te, ne parliamo nella consulenza iniziale.